Catre: AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARA
BURSA DE VALORI BUCURESTI
Raport curent conform Regulamentului C.N.V.M. nr.1/2006
Data raportului: 10 martie 2017
ROMPETROL RAFINARE S.A.
Numar de ordine in Registrului Comertului: J13/534/1991
Cod Unic de Inregistrare: 1860712
Capital subscris si varsat: 4.410.920.572,60 lei
Piata reglementata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare: Bursa de Valori BUCURESTI (simbol de piata RRC)
Eveniment important de raportat: Decizia nr. 1 a Consiliului de Administratie din data de 9 martie 2017 cu privire la:
Convocarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Rompetrol Rafinare S.A. pentru data de 13 aprilie 2017 (14 aprilie 2017 – a doua convocare);
Avand in vedere solicitarea, inregistrata la Ministerul Energiei sub nr. 100770 din data de 2 martie 2017 (respectiv nr. RRC 2109 din 3 martie 2017), a actionarului semnificativ Ministerul Energiei – Cabinet Ministru, in numele Statului Roman, detinator a unui numar de 19.715.009.053 actiuni/drepturi de vot reprezentand 44,6959% din capitalul social,
in temeiul art. 119 alin. 1 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 297/2004 privind piata de capital, cu modificarile si completarile ulterioare, Regulamentului C.N.V.M. nr. 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor comerciale, cu modificarile si completarile ulterioare, Actului Constitutiv al Societatii,
Consiliul de Administratie al Rompetrol Rafinare S.A. (denumita in continuare „Societatea”) convoaca actionarii Societatii la Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor („AGOA”) in data de 13 aprilie 2017, ora 11:00 (ora Romaniei), la sediul Societatii mai sus indicat, cu data de referinta 3 aprilie 2017.
Materialele informative aferente ordinii de zi pentru AGOA Rompetrol Rafinare S.A. vor fi disponibile actionarilor, in format electronic pe website-ul Societatii la adresa www.rompetrol-rafinare.ro, sectiunea Relatia cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Rapoartele AGOA si AGEA si in format fizic la sediul social al Societatii, incepand cu data de 14 martie 2017.
Convocarea AGOA precum si documentele informative au fost aprobate de Consiliul de Administratie in sedinta din data de 9 martie 2017. Convocatorul AGOA se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si in cel putin un ziar de circulatie nationala.
Anexa:
Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor pentru data de 13 aprilie 2017
Presedinte al Consiliului de Administratie
Catalin Dumitru
_____________
CONVOCATOR
Consiliul de Administratie al societatii ROMPETROL RAFINARE S.A., denumita in continuare “Societatea”, cu sediul in Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, avand nr. de ordine in Registrul Comertului Constanta J13/534/1991, cod unic de inregistrare 1860712,
avand in vedere solicitarea, inregistrata sub nr. 1000770/TFP/02032017 din data de 2 martie 2017 (respectiv nr. RRC 2109/ 03.03.2017), a actionarului semnificativ Ministerul Energiei – Cabinet Ministru, in numele Statului Roman, detinator al unui numar de 19.715.009.053 actiuni reprezentand 44,6959% din capitalul social,
in temeiul art. 119 alin. 1 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 297/2004 privind piata de capital, cu modificarile si completarile ulterioare, Regulamentului C.N.V.M. nr. 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor comerciale, cu modificarile si completarile ulterioare, Actului Constitutiv al Societatii,
CONVOACA
Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor in data de 13 aprilie 2017, de la ora 11:00 (ora Romaniei), la sediul Societatii mai sus indicat.
Pentru cazul in care la data mentionata mai sus nu se intruneste cvorumul prevazut de lege si de Actul Constitutiv al Societatii pentru tinerea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor, Consiliul de Administratie convoaca, in temeiul art. 118 din Legea nr. 31/1990, cea de-a doua Adunare Generala Ordinara a Actionarilor Societatii pentru data de 14 aprilie 2017, de la ora 11:00, ora Romaniei, in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi.
Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor (in continuare “AGOA”) are urmatoarea ordine de zi:
1. a) Revocarea domnului Marius Mitrus din calitatea de membru al Consiliului de Administratie al Societatii incepand cu data desfasurarii acestei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor.
b) Pronuntarea asupra gestiunii de administrator a d-lui Marius Mitrus pentru perioada mandatului de membru al Consiliului de Administratie din cursul anului 2017, respectiv din 1 ianuarie 2017 si pana la data desfasurarii AGOA, va avea loc cu ocazia aprobarii situatiilor financiare ale Societatii pentru exercitiul financiar 2017.
2. a) Aprobarea incetarii mandatului de administrator si presedinte al Consiliului de Administratie al Societatii a d-lui Azamat Zhangulov ca urmare a cererii acestuia de renuntare la aceste functii incepand cu data de 02.02.2017.
b) Pronuntarea asupra gestiunii de administrator si presedinte al Consiliului de Administratie a d-lui Azamat Zhangulov pentru perioada mandatului de administrator si presedinte al Consiliului de Administratie din cursul anului 2017, respectiv 01.01.2017 – 01.02.2017 va avea loc cu ocazia aprobarii situatiilor financiare ale Societatii pentru exercitiul financiar 2017.
3. Alegerea a doi membrii ai Consiliului de Administratie, pentru un mandat care va incepe cu data prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor si va expira la data de 30 aprilie 2018 (data expirarii mandatului actualilor membri ai Consiliului de Administratie), dupa cum urmeaza:
i) domnul Laurentiu-Dan Tudor, ca urmare a revocarii domnului Marius Mitrus conform punctului 1a) de pe ordinea de zi a AGOA. Candidatura d-lui Laurentiu-Dan Tudor este sustinuta de actionarul semnificativ Statul Roman, reprezentat de Ministerul Energiei. Domnul Laurentiu-Dan Tudor este cetatean roman, cu domiciliul in Bucuresti, Romania.
ii) domnul Alexey Golovin, ca urmare a renuntarii din functiile de administrator si presedinte al Consiliului de Administratie al Societatii a domnului Azamat Zhangulov conform punctului 2 a) de pe ordinea de zi. Candidatura domnului Alexey Golovin este sustinuta de actionarul semnificativ, KMG INTERMATIONAL NV. Domnul Alexey Golovin este cetatean al statului Kazahstan, cu resedinta in sector 1, Bucuresti, Romania.
Informatii privind calificarea profesionala a domnilor Laurentiu-Dan Tudor si Alexey Golovin vor fi disponibile incepand cu data de 13 martie 2017, pe website-ul Societatii www.rompetrol-rafinare.ro, Sectiunea Relatii cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Rapoartele AGOA si AGEA.
4. Numirea auditorului financiar al Societatii, in urma expirarii contractului de prestari de servicii de audit, precum si stabilirea duratei minime a contractului de prestari servicii de audit..
5. Aprobarea, in conformitate cu art. 1292 din Regulamentul Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare nr. 1/2006, a datei de 3 mai 2017 ca Data de Inregistrare, in sensul art. 238 alin. (1) din Legea nr. 297/2004 privind piata de capital, pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele hotararilor adoptate in prezenta AGOA si a datei de 2 mai 2017 ca Ex Date, de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGOA Rompetrol Rafinare, asa cum este definita de prevederile Regulamentului C.N.V.M. nr. 6/2009.
6. Imputernicirea domnului Yedil Utekov, Director General si membru al Consiliului de Administratie, cu posibilitatea submandatarii de terte persoane, pentru a incheia si/sau semna in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii hotararile care urmeaza a fi adoptate de prezenta AGOA si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate.
Includerea punctelor 1 si 3 (i) pe ordinea de zi a AGOA a fost solicitata de actionarul semnificativ Statul Roman reprezentat de Ministerul Energiei – Cabinet Ministru, prin adresa nr. 1000770/TFP/02032017 din data de 2 februarie 2017 (respectiv nr. RRC 2109/3 martie 2017).
Data de referinta este data de 3 aprilie 2017.
Numai persoanele care sunt actionari ai Societatii inregistrati la aceasta data in Registrul Actionarilor Societatii, tinut si eliberat de Depozitarul Central S.A. sunt indreptatiti sa participe si isi pot exercita dreptul de vot in cadrul prezentei Adunari Generale Ordinare, conform prevederilor legale, personal (prin reprezentantii legali) sau prin reprezentant (pe baza de Imputernicire speciala sau Imputernicire generala), sau, inainte de Adunarea Generala Ordinara, prin corespondenta (pe baza de Formular de vot prin corespondenta). Actionarii pot fi reprezentati de catre alte persoane (inclusiv de alte persoane decat actionari).
Accesul in sala de sedinte si/sau votul prin corespondenta al actionarilor indreptatiti sa participe la data fixata pentru desfasurarea prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor este permis: (i) in cazul actionarilor persoane fizice sau a reprezentantului legal al actionarului persoana juridica, prin simpla proba a identitatii, care consta in prezentarea in original a actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini) si (ii) in cazul actionarilor persoane juridice si al actionarilor persoane fizice reprezentate, cu imputernicirea data persoanei care le reprezinta si prezentarea in original a actului de identitate al reprezentantului legal/mandatarului (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini).
Calitatea de reprezentant legal se constata in baza listei actionarilor Societatii de la Data de referinta primita de la Depozitarul Central S.A. Totusi, daca actionarul/persoana care are aceasta obligatie nu a informat la timp Depozitarul Central SA in legatura cu reprezentantul sau legal sau aceasta informatie nu este mentionata/actualizata in lista actionarilor Societatii de la Data de referinta primita de la Depozitarul Central, atunci calitatea de reprezentant legal se dovedeste cu un certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau orice alt document emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care ii atesta calitatea de reprezentant legal, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, emis cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei AGOA.
Reprezentantii actionarilor persoane fizice vor fi identificati pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de actionarul persoana fizica.
Reprezentantii actionarilor persoane juridice isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de reprezentantul legal al persoanei juridice respective.
Calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice sau al entitatilor fara personalitate juridica, se constata pe baza listei actionarilor Societatii de la Data de referinta, primita de la Depozitarul Central S.A. Cu toate acestea, daca actionarul nu a informat la timp Depozitarul Central in legatura cu reprezentantul sau legal sau aceasta informatie nu este mentionata/actualizata in lista actionarilor Societatii de la Data de referinta primita de la Depozitarul Central, atunci vor prezenta si un document care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Imputernicirii speciale sau Imputernicirii generale (certificat constatator eliberat de Registrul Comertului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document emis de o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, in original sau copie conforma cu originalul, emis cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei AGOA.
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza. Nu este necesara legalizarea sau apostilarea documentelor intocmite intr-o limba straina.
Actionarii, care nu au capacitate de exercitiu precum si persoanele juridice pot fi reprezentati prin reprezentantii lor legali, care la randul lor pot da imputernicire altor persoane.
Informatii privind Imputernicirile speciale/generale si votul prin corespondenta sunt mentionate mai jos.
Incepand cu data de 14 martie 2017, convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor (in romana si engleza), textul integral al documentelor si materialelor informative cu privire la punctele/aspectele incluse pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor, formularele de Imputerniciri speciale pentru reprezentarea actionarilor in cadrul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor, care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza), formularele de Vot prin corespondenta pentru participarea si exprimarea votului actionarilor in cadrul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor, care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza) si proiectele de hotarari pentru punctele de pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor vor fi puse la dispozitia actionarilor Societatii la sediul Societatii, camera 104, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 – 16:00 (ora Romaniei), si vor putea fi descarcate de pe website-ul Societatii www.rompetrol-rafinare.ro, Sectiunea Relatii cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Rapoartele AGOA si AGEA.
Actionarii vor putea solicita in scris copii ale acestor documente, prin curier (la Registratura de la sediul Societatii din Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta) sau prin e-mail (la adresa: Carmen.Chitu@rompetrol.com). Indiferent de modul de transmitere, solicitarile vor fi semnate de actionari sau de reprezentantii acestora si vor fi insotite de documente purtand mentiunea conform cu originalul si semnatura actionarului/ reprezentantului acestuia, care sa ateste identitatea actionarilor si – acolo unde este cazul – calitatea de reprezentant a semnatarilor. De asemenea, solicitarile vor indica adresa postala, adresa de e-mail sau numarul de fax unde respectivul actionar doreste sa primeasca copii ale documentelor mentionate anterior.
Va informam ca Registratura Societatii este inchisa in timpul zilelor nelucratoare si a sarbatorilor legale, iar in zilele lucratoare este deschisa intre orele 8:00 – 16:00, ora Romaniei (de luni pana vineri).
In conformitate cu dispozitiile art. 137^1 din Legea nr. 31/1990, membrii actuali ai Consiliului de Administratie sau actionarii au dreptul de a nominaliza candidatii pentru posturile de administrator.
Orice actionar interest poate face, in scris, propuneri de candidati pentru postul de administrator in Consiliul de Administratie al Societatii, care se depun/transmit la Registratura de la sediul Societatii pana cel mai tarziu in data de 27 martie 2017, ora 16:00 (ora Romaniei) in vederea inscrierii pe lista de candidaturi, ce va fi supusa aprobarii AGOA.
Propunerile vor fi insotite de urmatoarele documente:
- propunerea propriu-zisa (sub semnatura autorizata si stampila, unde este cazul);
- declaratia candidatului ca accepta sa fie inscris pe lista de candidati pentru pozitia de administrator al Societatii;
- Curriculum vitae al candidatului, actualizat, datat si semnat, in limba romana sau, in cazul in care este in alta limba, in copie si in traducere legalizata, cu precizarea detaliata a experientei profesionale;
- Copia certificata a actului de identitate al candidatului; in cazul in care documentul este in alta limba decat limba romana, se va inainta in copie si in traducere legalizata;
- copia certificata pe propria raspundere a actului de identitate valabil al actionarului persoana fizica (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini), respectiv pentru persoana juridica un Certificat constatator emis de Registrul Comertului sau alt document similar emis de o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea reprezentantului legal al actionarului persoana juridica, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor. Calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice se constata pe baza listei actionarilor Societatii de la Data de referinta, primita de la Depozitarul Central S.A. Cu toate acestea, daca actionarul nu a informat la timp Depozitarul Central in legatura cu reprezentantul sau legal sau aceasta informatie nu este mentionata/actualizata in lista actionarilor Societatii de la data de referinta primita de la Depozitarul Central, atunci vor prezenta si un document care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni raportat la data publicarii convocatorului prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor).
Documentele de mai sus vor putea fi inaintate Societatii dupa cum urmeaza:
a) transmise catre Registratura de la sediul Societatii din Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, in plic inchis, prin orice forma de curierat, cu mentiunea: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”;
b) transmise prin e-mail la adresa Carmen.Chitu@rompetrol.com, cu semnatura electronica extinsa incorporate conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”.
Lista candidatilor Societatii pentru functia de administrator al Societatii va fi actualizata pe masura receptionarii propunerilor de candidati, putand fi consultata si completata de actionari. Incepand cu data de 28 martie 2017, ora 14:00 (ora Romaniei), lista finala ce contine informatii privind numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala ale candidatilor pentru functia de administrator se va pune la dispozitia actionarilor, atat la sediul Societatii, cat si pe website-ul acesteia.
Unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii are/au dreptul, in conditiile legii, sa solicite Consiliului de Administratie al Societatii introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA, precum si/sau prezentarea de proiecte de hotarari pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA, cu respectarea urmatoarelor conditii:
i) in cazul actionarilor persoane fizice solicitarile trebuie sa fie insotite de copiile actelor de identitate valabile ale actionarilor, care trebuie sa permita identificarea acestora in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central SA;
ii) in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, solicitarile trebuie sa fie insotite de:
- un extras de cont din registrul actionarilor, din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni pe care le detine, emis de Depozitarul Central sau, dupa caz, de catre participantii definiti la art. 168 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 297/2004, care furnizeaza servicii de custodie – in cazul in care actionarul/reprezentantul legal al actionarului persoana juridica/entitatea fara personalitate juridica nu se regaseste in lista actionarilor de la Depozitarul Central;
- documente care atesta inscrierea informatiilor privind reprezentantul legal la Depozitarul Central/participantii definiti la art. 168 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 297/2004;
- calitatea de reprezentant legal va fi luata din registrul actionarilor tinut de Depozitarul Central SA; in cazul in care registrul actionarilor nu contine date referitoare la calitatea de reprezentant legal, sau nu sunt actualizate, aceasta calitate se dovedeste cu un certificat constatator eliberat de Registrul Comertului, prezentat in original sau copie conforma cu originalul, sau orice alt document, in original sau copie cu originalul, emis cu cel putin 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei AGOA de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal;
- documentele care atesta calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de o traducere, realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza. Nu este necesara legalizarea sau apostilarea documentelor intocmite intr-o limba straina.
iii) sa fie insotite de o justificare si/sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare;
iv) sa fie transmise: (i) fie sub forma unui document transmis prin posta sau servicii de curierat – la sediul Societatii (Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta) in plic inchis, in original (semnate si, dupa caz, stampilate de catre actionari sau reprezentantii legali ai acestora), astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 27 martie 2017, ora 16:00 (ora Romaniei), mentionand pe plic in clar si cu majuscule “PROPUNERE DE PUNCTE NOI PE ORDINEA DE ZI/HOTARARI - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”; (ii) fie sub forma unui document semnat electronic cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica – prin email – la adresa Carmen.Chitu@rompetrol.com mentionand la subiect: “PROPUNERE DE PUNCTE NOI PE ORDINEA DE ZI/HOTARARI - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”.
Aceleasi cerinte de identificare vor fi aplicabile si pentru reprezentantul legal al actionarului care adreseaza intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA.
Fiecare actionar, indiferent de participatia la capitalul social, are dreptul sa adreseze in scris intrebari referitoare la punctele de pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la Registratura Societatii pana la data de 27 martie 2017, ora 16:00 (ora Romaniei) iar Societatea poate raspunde la intrebarile adresate de actionari prin postarea raspunsului pe website-ul Societatii, www.rompetrol-rafinare.ro, la sectiunea Relatii cu Investitorii/subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Rapoartele AGOA si AGEA. Intrebarile trebuie sa fie pertinente, sa aiba legatura cu punctele de pe ordinea de zi, sa nu lezeze confidentialitatea si interesele comerciale ale Societatii si sa fie formulate in scris, printr-un inscris in original, semnat si, dupa caz stampilat de catre actionari sau reprezentanti legali ai acestora, prin posta sau servicii de curierat (la Registratura de la sediul Societatii mentionat mai sus), cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “INTREBARI PRIVIND ORDINEA DE ZI/ACTIVITATEA SOCIETATII - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”.
In vederea identificarii si dovedirii calitatii de actionar a unei persoane care face propuneri pentru completarea ordinii de zi in conformitate cu art. 7 alin. (1) lit. a) din Regulamentul CNVM nr. 6/2006 sau care adreseaza intrebari in conformitate cu art. 13 al aceluiasi regulament, Societatea poate solicita respectivei persoane extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute, emis de Depozitarul Central SA. sau, dupa caz, de catre participantii definiti la art. 168 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 297/2004 care furnizeaza servicii de custodie.
Actionarii pot fi reprezentanti in cadrul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor prin alte persoane, in baza unei imputerniciri speciale sau a unei imputerniciri generale. Actionarii persoane fizice sau juridice inregistrati la Data de referinta pot fi reprezentati in AGOA si prin alte persoane decat actionarii, pe baza unei Imputerniciri speciale.
Pentru acest tip de vot trebuie utilizate formularele de imputernicire speciala (in limba romana sau limba engleza) conforme cu prevederile legale care vor fi puse la dispozitie de Consiliul de Administratie al Societatii sau o imputernicire generala, intocmita in conformitate cu prevederile Regulamentului CNVM nr. 6/2009 astfel cum a fost completat si modificat ulterior. Actionarii persoane juridice sau entitati fara personalitate juridica care participa la AGOA prin alta persoana decat reprezentantul legal, vor utiliza in mod obligatoriu o imputernicire speciala sau generala, in conditiile mentionate mai sus.
Un actionar poate desemna prin procura speciala unul sau mai multi reprezentanti supleanti, stabilind totodata si ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.
Formularele de imputernicire speciala (in romana si engleza) se pot obtine de la sediul Societatii si pot fi descarcate si de pe website-ul Societatii, www.rompetrol-rafinare.ro, la sectiunea Relatii cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Rapoartele AGOA si AGEA incepand cu data de 14 martie 2017.
Actionarii vor completa si semna imputernicirile speciale in trei exemplare originale: unul pentru actionar, unul pentru reprezentant si unul pentru Societate. Exemplarul pentru Societate in romana si/sau engleza, completat si semnat de actionar, insotit de o copie a actului de identitate al actionarului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pasaport, respectiv in cazul persoanelor juridice, buletin/carte de identitate/pasaport a reprezentantului legal al actionarului persoana juridica si, in cazul in care actionarul nu a furnizat informatiile privind reprezentantul legal catre Depozitarul Central, de documentul oficial care atesta calitatea de reprezentant legal pentru semnatarul formularului imputernicirii speciale conform conditiilor precizate mai sus) se va depune/expedia (prin orice forma de posta sau curierat cu confirmare de primire) in plic inchis, astfel incat acesta sa fie inregistrat ca primit la Registratura Societatii din Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, pana la data de 11 aprilie 2017, ora 11:00, ora Romaniei, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “IMPUTERNICIRE - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”.
Imputernicirea speciala se va putea transmite si prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile si completarile ulterioare, nu mai tarziu de 11 aprilie 2017, ora 11:00, ora Romaniei, la adresa: Carmen.Chitu@rompetrol.com, mentionand la subiect: “IMPUTERNICIRE - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”.
Imputernicirile speciale, in romana si/sau engleza, care nu sunt inregistrate la registratura Societatii/adresa de e-mail mentionata la paragraful anterior pana la momentele mentionate mai sus, nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului de prezenta si de vot in AGOA.
In cazul in care imputernicirea speciala a fost transmisa Societatii prin email, Mandatarii vor preda secretariatului tehnic si originalul procurii speciale.
La data Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor, la intrarea in sala de sedinta a AGOA, actionarii persoane fizice (in cazul in care participa personal) si Mandatarii trebuie sa prezinte pentru verificarea de catre reprezentantul Societatii originalul BI/CI pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini. In cazul in care un actionar persoana juridica va participa la AGOA prin reprezentantul sau legal, acesta din urma trebuie sa prezinte pentru verificarea de catre reprezentantul Societatii originalul BI/CI pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini. Calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice se constata prin modalitatea descrisa in paragrafele de mai sus.
Actionarii pot acorda o imputernicire generala valabila pentru o perioada care nu va depasi trei ani, permitand reprezentantului desemnat sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea adunarii generale a actionarilor Societatii, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie, cu conditia ca imputernicirea generala sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform art. 2 alin (1) pct. 14 din Legea nr. 297/2004 sau unui avocat care nu se afla intr-o situatie de conflict de interese, ce poate aparea in special in cazurile reglementate de art 243 alin. (64) din Legea nr. 297/2004 si va fi valabila fara alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca este semnata de respectivul actionar si este insotita de o declaratie pe propria raspundere, in original, semnata si, dupa caz, stampilata, de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin procura generala, din care sa reiasa ca:
(i) Imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;
(ii) Imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.
In cuprinsul imputernicirii generale trebuie sa fie mentionata calitatea Mandatarului de intermediar sau avocat. Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana. Cu toate acestea, in cazul in care Mandatarul este persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai. Dovada calitatii Mandatarului de intermediar sau avocat al actionarului respectiv se va face prin declaratie pe propria raspundere a Mandatarului data pe formularul publicat impreuna cu materialele suport ale AGOA pe website-ul Societatii si semnata de catre Mandatar la intrarea in sala de sedinta in fata organizatorilor AGOA.
Actionarii nu pot fi reprezentati in AGOA pe baza unei imputerniciri generale, de catre o persoana care se afla intr-o situatie de conflict de interese, in conformitate cu dispozitiile art. 243 alin. (64) din Legea nr. 297/2004, text introdus prin OUG nr. 90/2014 pentru modificarea si completarea Legii nr. 297/2004.
Imputernicirea generala trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii: (i) numele/denumirea actionarului; (ii) numele/denumirea reprezentantului (cel caruia i se acorda imputernicirea); (iii) data imputernicirii, precum si perioada de valabilitate a acesteia, cu respectarea prevederilor legale; imputernicirile purtand o data ulterioara au ca efect revocarea imputernicirilor datate anterior; (iv) precizarea clara a faptului ca actionarul imputerniceste reprezentantul sa participe si sa voteze in numele sau prin imputernicirea generala in adunarea generala a actionarilor pentru intreaga detinere a actionarului la Data de referinta, cu specificatia expresa a societatii/societatilor pentru care se utilizeaza respectiva imputernicire generala. Imputernicirea generala inceteaza conform prevederilor art 151 alin. (2) ale Regulamentului Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare nr. 6/2009.
Imputerncirile generale se depun la Registratura Societatii sau sunt trimise prin orice forma de posta sau curierat cu confirmare de primire nu mai tarziu de 11 aprilie 2017, ora 11:00, in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: “IMPUTERNICIRE - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”. Procurile pot fi transmise si prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica nu mai tarziu de 11 aprilie 2017, ora 11:00, la adresa: Carmen.Chitu@rompetrol.com , mentionand la subiect: “IMPUTERNICIRE - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”.
Anterior depunerii Imputernicirilor speciale sau generale, actionarii pot notifica Societatea in legatura cu desemnarea unui reprezentant prin transmiterea unui e-mail la adresa Carmen.Chitu@rompetrol.com, mentionand la subiect: “IMPUTERNICIRE - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”.
Actionarii Societatii inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor eliberat de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondenta, prin utilizarea Formularului de vot prin corespondenta (in romana si/sau engleza) corespunzator acestei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor, care poate fi obtinut incepand cu data de 14 martie 2017, de la sediul Societatii, cam. 104 si de pe website-ul Societatii www.rompetrol-rafinare.ro, la sectiunea Relatii cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Rapoartele AGOA si AGEA.
Sub sanctiunea pierderii dreptului de vot, formularele de vot prin corespondenta completate si semnate de actionari pentru AGOA, impreuna cu toate documentele insotitoare, pot fi inaintate dupa cum urmeaza:
a) transmise catre sediul Societatii, sub forma unui document semnat olograf, in original, in plic inchis, prin orice forma de posta sau curierat, astfel incat sa fie inregistrate ca receptionat la Registratura Societatii pana cel tarziu la data de 11 aprilie 2017, ora 11:00 (ora Romaniei), cu mentiunea: “FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”,
b) transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, pana la data de 11 aprilie 2017, ora 11:00 (ora Romaniei), la adresa: Carmen.Chitu@rompetrol.com, mentionand la subiect: “FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 13/14 APRILIE 2017”.
Buletinele de vot prin corespondenta in romana si/sau engleza, care nu sunt inregistrate la Registratura Societatii/adresa de e-mail mentionata la punctul b) al paragrafului anterior pana la momentele mentionate mai sus, nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului de prezenta si de vot in AGOA.
Votul prin corespondenta poate fi exprimat de catre un reprezentant numai in situatia in care acesta a primit din partea actionarului pe care il reprezinta o imputernicire speciala/generala care se depune la Societate in conformitate cu art 243 alin. (63) din Legea nr. 297/2004
Imputernicirile speciale si/sau formularele de vot prin corespondenta, vor trebui sa contina informatiile prevazute in formularele de procura speciala/formularele de vot prin corespondenta puse la dispozitie de Societate, cu precizarea votului pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGOA.
La completarea Imputernicirilor speciale si Formularelor de vot prin corespondenta conform celor mentionate mai sus va rugam sa tineti cont si de posibilitatea completarii Ordinei de zi cu noi puncte sau propuneri de hotarari, caz in care ordinea de zi revizuita va fi disponibilizata pana la data de 30 martie 2017. In acest caz, imputernicirile speciale actualizate si Formularele de vot prin corespondenta actualizate pot fi obtinute de la sediul Societatii, camera 104, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 – 16:00, si pot fi descarcate de pe website-ul Societatii www.rompetrol-rafinare.ro, incepand cu data de publicarii ordinii de zi revizuite.
Vor fi considerate nule imputernicirile speciale/generale si formularele de vot prin corespondenta care nu sunt transmise la societate in termenul prevazut in prezentul convocator.
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
***
La data convocarii, capitalul social inregistrat al Societatii este de 4.410.920.572,60 lei, si este format din 44.109.205.726 actiuni, actiuni dematerializate, cu valoare nominala de 0,1 lei, fiecare actiune dand dreptul la un vot in Adunarea Generala a Actionarilor.
Informatii suplimentare se pot obtine la telefon 0241/506553 in zilele lucratoare intre orele 9:00 – 15:30 si de pe website-ul Societatii www.rompetrol.com, sectiunea Relatia cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Rapoartele AGOA si AGEA.
Presedinte al Consiliului de Administratie
Catalin Dumitru