Modificare Convocare AGOA 26.04.2023 - erata eroare materiala

Catre:  Bursa de Valori Bucuresti S.A.

             Autoritatea de Supraveghere Financiara

RAPORT CURENT NR. 19 / 24.03.2023

Eveniment important de raportat:

Erata asupra Convocatorului Adunarile Generale Ordinare ale Actionarilor ARCTIC STREAM S.A. pentru data de 26.04.2023

Arctic Stream S.A. informeaza investiorii ca, in data de 24.03.2023, a fost publicat Convocatorul AGOA din 26.04.2023, iar prin raportul curent se indrepta o eroare materiala asupra unui punct din cadrul documentului.

Astfel, se modifica urmatoarul punct de pe ordinea de zi a convocatorului:

Punctul 4 - Repartizarea profitului aferent anului 2023 in suma de 6,766,584 RON, conform urmatoarei propuneri:

a.    rezerva legala: nu este cazul,

b.   distribuirea de dividende: 4,191,300 RON; fixarea unui dividend brut per actiune: 1  RON

c.    profit nerepartizat: 2,575,284 RON.

Se va citi:

Punctul 4 - Repartizarea profitului aferent anului 2022 in suma de 6,766,584 RON, conform urmatoarei propuneri:

a.    rezerva legala: nu este cazul,

b.   distribuirea de dividende: 4,191,300 RON; fixarea unui dividend brut per actiune: 1  RON

c.    profit nerepartizat: 2,575,284 RON.

Anexam prezentului raport curent convocatorul AGOA actualizat.

Cu stima,

Dragos – Octavian DIACONU

CEO, Arctic Stream

CONVOCATOR

Administratorul unic al societatii Arctic Stream SA, cu sediul social in mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1, identificata prin codul unic de inregistrare 38114908 si nr. de ordine in registrul comertului . J40/14595/2017, denumita in continuare „Societatea”,

in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea 31/1990”), ale Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata („Legea 24/2017”), ale Regulamentului ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata republicat („Regulamentul 5/2018”) si ale Actului constitutiv al Societatii,

CONVOACA

      I.        ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR (AGOA) pentru data de 26 aprilie 2023, ora 15:00, la adresa Bucuresti, Str Banu Antonache nr 40-44, etaj 2, Birou privat nr. 2.5 la care sunt indreptatiti sa participe si sa voteze toti actionarii inscrisi in registrul actionarilor tinut de catre Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 13 aprilie 2023, stabilita ca data de referinta. In caz de neintrunire a cvorumului necesar la prima convocare, AGOA se va desfasura in data de 27 aprilie, ora 15:00, in acelasi loc, cu aceeasi ordine de zi si aceeasi data de referinta.

Ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor este urmatoarea:

1.    Alegerea unui secretar de sedinta: propunerea societatii este dl. Vlad Mihu care are calitatea de actionar al Societatii.

2.    Prezentarea, discutarea si aprobarea situatiilor financiare anuale statutare intocmite pentru exercitiul financiar 2022, insotite de Raportul administratorului unic si de Raportul auditorului financiar.

3.    Descarcarea de gestiune a administratorului unic pentru exercitiul financiar aferent anului 2022, pe baza rapoartelor prezentate.

4.    Repartizarea profitului aferent anului 2022 in suma de 6,766,584 RON, conform urmatoarei propuneri:

a.    rezerva legala: nu este cazul,

b.    distribuirea de dividende: 4,191,300 RON; fixarea unui dividend brut per actiune: 1  RON

c.    profit nerepartizat: 2,575,284 RON.

5.    Pentru distributia de dividende conform pct. 4 de mai sus, aprobarea propunerii zilei de 25.05.2023 ca fiind data de inregistrare (definita ca fiind data care serveste la identificarea actionarilor asupra carora se rasfrange hotararea de la pct. 4 de mai sus), a zilei de 24.05.2023 pentru data ex-date, a zilei de 07.06.2023 ca data a platii

6.    Prezentarea, discutarea si aprobarea Bugetului de venituri si cheltuieli pentru anul 2023

7.    Prezentarea, discutarea si aprobarea Raportului de remunerare a administratorului unic si a conducerii Societatii pentru anul 2022.

8.    Imputernicirea administratorului unic Dragos-Octavian Diaconu pentru semnarea hotararii in numele actionarilor si, cu drept de substituire, pentru efectuarea tuturor formalitatilor necesare in scopul implementarii, depunerii, inregistrarii, publicarii hotararii AGOA si/sau operatiunilor aprobate prin aceasta, inclusiv reprezentarea Societatii in fata oricaror autoritati in acest scop.

INFORMATII GENERALE CU PRIVIRE LA ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR

La data convocarii Adunarii Generale ale Actionarilor Ordinare capitalul social al societatii este de 419.130 RON divizat in 4.191.300 actiuni nominative, comune, dematerializate cu o valoare nominala de 0,1 RON /actiune, fiecare actiune dand dreptul la 1 (un) vot in sedintele Adunarii Generale ale Actionarilor.

Disponibilitate materiale informative, completare ordine de zi si intrebari privind subiectele de pe ordinea de zi.

Materialele informative care privesc desfasurarea sedintei adunarilor generale: convocatorul AGA, numarul total al actiunilor emise si al drepturilor de vot la data convocarii, Actul constitutiv in vigoare, proiectele de hotarare propuse spre aprobare AGA, formularele de imputernicire speciala si de vot prin corespondenta pot fi obtinute de actionari, incepand cu 30 de zile anterioare AGEA si AGOA, de la sediul societatii situat in mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1 sau de pe pagina de internet a acesteia https://www.arcticstream.ro/investors

Dreptul de a adresa intrebari. Fiecare actionar are dreptul sa adreseze intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a adunarilor generale pana la data de 20.04.2023 ora 18:00, iar raspunsul va fi dat in cadrul adunarii sau prin postarea raspunsului pe pagina de internet a societatii. Pentru a adresa intrebari, actionarul trebuie sa transmita copia actului de identitate pentru actionarul persoana fizica, respectiv copia actului de identitate al reprezentantului legal al actionarului persoana juridica si certificat constatator eliberat de Registrul Comertului cu cel mult 30 de zile anterioare publicarii convocatorului AGA, ca dovada a calitatii de actionar. Intrebarile vor putea fi transmise prin posta sau servicii de curierat la adresa societatii sau prin mijloace electronice cu semnatura electronica extinsa la adresa  de e-mail: investors@arcticstream.ro  

Dreptul de a propune noi puncte pe ordinea de zi. Unul sau mai multi actionari inregistrati in Registrul Actionarilor la data de referinta, reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social, au dreptul, in cel mult 15 zile de la publicarea convocarii in Monitorul Oficial, a) sa formuleze cereri pentru introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGA, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre aprobare, precum si b) sa prezinte proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGA.

Pentru exercitarea acestui drept, actionarii indreptatiti vor putea depune/transmite, impreuna cu acte care permit identificarea acestora (copia documentului de identitate pentru persoane fizice, respectiv copia documentului de identitate al reprezentantului legal al actionarului persoana juridica si certificat constatator eliberat de Registrul Comertului ce cel mult 30 de zile anterioare publicarii convocatorului AGA), solicitarea adresata Societatii, in plic inchis in original, prin posta sau servicii de curierat, la adresa mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1 sau e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa investors@arcticstream.ro, pana cel tarziu la ora 24:00 a celei de-a 15 zi, calculate incepand cu prima zi dupa publicarea convocatorului in Monitorul Oficial cu mentiunea scrisa „PROPUNERE DE NOI PUNCTE PE ORDINEA DE ZI PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 26.04.2023”.

In cazurile in care exercitarea drepturilor mentionate anterior determina modificarea ordinii de zi a adunarii generale comunicate deja actionarilor, societatea face disponibila o ordine de zi revizuita, folosind aceeasi procedura ca si cea utilizata pentru ordinea de zi anterioara, inainte de data de referinta a adunarii generale a actionarilor, asa cum este definita aceasta prin reglementarile A.S.F., precum si cu respectarea termenului de cel putin 10 zile inaintea adunarii generale, astfel incat sa permita celorlalti actionari sa desemneze un reprezentant sau, daca este cazul, sa voteze prin corespondenta.

Participarea la AGA

Conform prevederilor legale in vigoare, au dreptul de a participa si de a vota in cadrul Adunarii numai persoanele care sunt inregistrate ca actionari la sfarsitul zilei de 13 Aprilie 2023 stabilita ca data de referinta. Actionarii pot participa personal (fizic sau online ) sau pot fi reprezentati in cadrul sedintei Adunarii Generale a Actionarilor prin mandatari carora li s-a acordat o imputernicire speciala sau o imputernicire generala de reprezentare, in conditiile art. 105 alin (10) din Legea nr.24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.

Dreptul de vot poate fi exercitat prin participare fizica la AGA sau prin corespondenta - servicii de posta sau curierat. De asemenea exista si optiunea ca votul sa fie transmis prin prin e-mail la adresa investors@arcticstream.ro, dar atragem atentia ca pentru aceasta optiune reglementarile existente impun folosirea semnaturii electronice extinse incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

Pentru a participa online se va putea utiliza platforma eVOTE[1] pentru votul electronic.

Platforma eVOTE este accesibila pe baza de user si parola, pentru fiecare actionar in parte, ce pot fi obtinute dupa completarea campurilor obligatorii cu informatiile necesare si carcarea actelor necesare conform instructiunii de utilizare pe care Arctic Stream o pune la dispozitie.

Votul electronic prin platforma eVOTE poate fi exercitat in conformitate cu prevederile art. 197 din Regulamentul ASF nr. 5/2018, prin accesarea link-ului https://ast.evote.ro/login de pe orice dispozitiv conectat la internet. Prin aceasta actionarii se pot inrola si vota prin platforma eVOTE la adresa indicata, care contine optiuni de vot pentru toate punctele de pe ordinea de zi si pentru chestiunile administrative aferente. Platforma permite verificarea ulterioara a modului in cares-a votat in AGA si, totodata asigura posibilitatea ca fiecare actionar prezent la adunare sa isi poata verifica votul exercitat.

Actionarul se poate conecta si vota ori de cate ori doreste in intervalul desemnat votului electronic, inclusiv live in timpul sedintei AGA, ultima optiune de vot (inainte de expirarea sesiunii de vot) fiind cea inregistrata. Durata de tip pentru exprimarea votului live se va afisa in platforma pentru fiecare punct supus votului.

In cadrul platformei eVOTE pentru identificare si acces online la sedinta AGOA, actionarii vor furniza urmatoarele informatii:

In cazul persoanelor fizice:

·         numele si prenumele;

·         codul numeric personal;

·         adresa de e-mail

·         copia actului de identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permise de sedere)

·         numarul de telefon (optional)

sau

·         credentiale de acces generate in urma identificarii prin intermediul Platformei de Inrolare Investitori dezvoltata de Depozitarul Central S.A.: https://www.roclear.ro/Inrolare-Investitori/

In cazul persoanelor juridice:

·         denumirea persoanei juridice;

·         cod unic de inregistrare (CUI);

·         numele si prenumele reprezentantului legal;

·         codul numeric personal al reprezentantului legal;

·         adresa de e-mail;

·         actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere)

·         copia certificatului constatator eliberat de registrul comertului sau a oricarui document echivalent emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul persoana juridica este inmatriculat in mod legal, prezentat in original sau in copie conform cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica, vor fi emise cu cel mult 3 luni raportat la data publicarii Convocarii AGA.

Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.

Important de mentionat: copia electronica a documentelor mai sus mentionate va fi incarcata online in campurile dedicate. Fisierele ce pot fi incarcate pot avea una dintre urmatoarele extensii: .jpg, .pdf, png.

In situatia desemnarii de catre actionar a unui reprezentant conventional, acesta va incarca online in platforma eVOTE o copie electronica a documentului de identificare si procura speciala sau generala.

Procurile speciale si cele generate trebuie depuse anterior la Societate in conditiile mentionate in prezenta Procedura.

Votul electronic exprimat presupune bifarea unei optiuni de vot si apasarea butonului „Inregistreaza votul”, Nu se vor lua in considerare voturile marcate in platforma fara apasarea butonului „Inregistreaza votul”.

In situatia in care, in urma procesului de identificare online apar neconcordante intre datele oferite de actionar si cele din Registrul actionarilor la Data de Referinta, actionarul va fi instiintat si va fi indrumat sa contacteze Societatea la adresa mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1, email: investors@arcticstream.ro sau la numarul de telefon +40 371 493 579, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 -18:00.

Arctic Stream si reprezentantii platformei eVOTE vor asigura confidentialitatea Datelor cu Caracter Personal si vor Prelucra Datele cu Caracter Personal exclusiv in scopul desfasurarii sedintei AGA si implementarii/inregistrarii hotararilor adoptate, conform prevederilor legale aplicabile.

In cazul votului personal, actionarii persoane fizice si actionarii persoane juridice sunt indreptatiti sa participe la sedinta AGA prin simpla proba a identitatii facuta, in cazul actionarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere) si, in cazul actionarilor persoane juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere). Calitatea de reprezentant legal se dovedeste cu un certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau alta entitate echivalenta, cu cel mult 30 zile inaintea publicarii convocatorului AGA. Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.

In cazul votului prin reprezentare, acesta se poate face si prin alte persoane decat actionarii, pe baza unei imputerniciri speciale sau generale. Societatea va publica pe site formuarul de imputernicire speciala. In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in adunarea generala a actionarilor pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in adunarea generala a actionarilor exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la data de referinta.

Imputernicirile generale, inainte de prima lor utilizare, si imputernicirile speciale se depun la societate cu 48 de ore inainte de adunarea generala la sediul societatii din mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1 sau expediate prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa investors@arcticstream.ro, astfel incat sa fie inregistrate la societate in termenul mentionat. Actionarii vor mentiona pe plic sau in subiectul mesajului electronic, dupa caz: „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 26.04.2023” Imputernicirile transmise in alta modalitate decat cea descrisa sau neinregistrate in termenul mentionat nu vor fi luate in considerare. Imputernicirile generale, inainte de prima lor utilizare, se depun in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului. Copii ale imputernicirilor sunt retinute de societate, facandu-se mentiune despre aceasta in procesul verbal al adunarii generale.

In cazul votului prin corespondenta, actionarii vor completa, semna si transmite, pentru a fi inregistrat la Societate cu cel putin 48 ore inaintea sedintei AGA formularul de vot prin corespondenta pus la dispozitie in format fizic, la sediul societatii, pe pagina de internet a societatii. Formularele pe suport de hartie vor fi trimise in plic inchis la sediul societatii din mun. Bucuresti, str. Banu Antonache, Nr. 40-44, Etaj, 2, Birou privat nr. 2.5, Sector 1, mentionandu-se pe plic in clar si cu majuscule, „VOT PRIN CORESPONDENTA PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 26.04.2023”. Ele pot fi transmise si prin e-mail la adresa investors@arcticstream.ro cu aceeasi mentiune la „subiectul” mesajului electronic , dar alegerea acestei metode presupune folosirea semnaturii electronice extinse incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

In situatia in care actionarul care si-a exprimat votul prin corespondenta participa personal sau prin reprezentant la adunarea generala, votul prin corespondenta exprimat pentru acea adunare generala este anulat. In acest caz este luat in considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.

Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la adunarea generala este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta la adunare o revocare scrisa a votului prin corespondenta, semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Acest lucru nu este necesar daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent la adunarea generala.

Formularul de vot prin corespondenta, respectiv imputernicire speciala / generala vor fi insotite de documente doveditoare ale calitatii de actionar, respectiv:

§  copia actului de identitate a actionarului persoana fizica, conforma cu originalul;

§  certificatul de inregistrare al actionarului persoana juridica, in copie conforma cu originalul;

§  certificatul constatator al actionarului persoana juridica eliberat de Registrul Comertului sau document oficial echivalent care sa ateste calitatea de reprezentant legal a semnatarului imputernicirii, emis cu cel mult 30 zile inainte de data publicarii anuntului de convocare a AGA, in original sau in copie conforma cu originalul, precum si copia actului de identitate al reprezentantului legal (conforma cu originalul);

§  copia actului de identitate al mandatarului (persoanei imputernicite), conforma cu originalul

Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea autorizata in limbile romana/engleza. Propunerile de hotarare, cererile pentru introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGA precum si imputernicirile si buletinele de vot nedepuse in termen, incomplete, ilizibile sau neinsotite de documentele doveditoare ale calitatii de actionar nu vor fi luate in considerare.

Prezentul convocator se va completa cu prevederile legale aplicabile.

Informatii suplimentare se pot obtine la sediul Societatii, la tel. +40 371 493 579 sau la adresa de email investors@arcticstream.ro.

ADMINISTRATOR UNIC,

DRAGOS-OCTAVIAN DIACONU