Solicitare completare ordine de zi AGEA convocata pentru data de 03/04.03.2026

Catre: Bursa de Valori Bucuresti S.A.

            Autoritatea de Supraveghere Financiara

RAPORT CURENT 06/2026

Conform prevederilor Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata si Regulamentului Autoritatii de Supraveghere Financiara nr. 5/2018 privind emitentii si operatiunile cu valori mobiliare, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si prevederile art. 99 din Codul Bursei de Valori Bucuresti, Titlul II, Emitenti si Instrumente Financiare.

Evenimente importante de raportat: Solicitare si decizie de completare a ordinii de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Companiei convocata pentru data de 03/04.03.2026

Conducerea Arobs Transilvania Software S.A. (denumita in continuare „Compania”) informeaza piata cu privire la faptul ca, in urma solicitarii Consiliului de Administratie al Companiei de adaugare a unui nou punct pe ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Companiei convocata pentru data de 03/04.03.2026 („AGEA”), avand in vedere ca respectiva cerere indeplineste conditiile prevazute de legea aplicabila, ordinea de zi AGEA a fost completata in mod corespunzator prin inserarea punctului 6, astfel cum este reflectat in convocatorul completat. Ca urmare a inserarii punctului 6, celelalte puncte de pe ordinea de zi au fost renumerotate in mod corespunzator.

Convocatorul completat este anexat prezentului raport curent si va fi publicat in conformitate cu prevederile aplicabile.

Voicu OPREAN

Presedinte Consiliu de Administratie

Hotararea Consiliului de administratie al

societatii AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A. din data de 16.02.2026

Consiliului de administratie al societatii AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A. („Societatea”), format din:

1. OPREAN VOICU, Presedintele  Consiliului de Administratie;
2. CLEJA MIHAELA STELA, Membru neexecutiv al Consiliului de Administratie;
3. OLOSU ITTU RAZVAN FLORIN, Membru neexecutiv independent al Consiliului de Administratie;
4. DEACONU AURELIAN CALIN, Membru executiv al Consiliului de Administratie;
5. NISTOR IOAN ALIN, Membru neexecutiv independent al Consiliului de Administratie;

intrunit statutar la data de 16.02.2026, in temeiul Legii Societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea Societatilor”), Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea nr. 24/2017”), Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare („Regulamentul nr. 5/2018”) si a actului constitutiv al Societatii („Actul Constitutiv”)

AVAND IN VEDERE CA:

A.     Consiliul de administratie al Societatii (“Consiliul de Administratie”) a convocat adunarea generala ordinara („AGEA”) a actionarilor Societatii pentru data de 03 martie 2026, ora 12.00, (prima convocare), respectiv la data de 04 martie 2026, ora 12.00 (a doua convocare) la adresa Cluj Napoca, str. Constantin Brancusi nr. 55-57-59, parter, Sala de conferinte, judetul Cluj, Romania;

B.     In conformitate cu dispozitiile art. 117¹ alin. (1) din Legea nr. 31/1990 societatilor republicata, cu completarile si modificarile ulterioare si ale art. 105 alin. (5¹) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare, completarea ordinii de zi a unei adunari generale a actionarilor se poate realiza si de catre consiliul de administratie/directorat/alte organe de administrare stabilite de lege, cu respectarea corespunzatoare a cerintelor si termenelor prevazute la alin. (6), in cazul in care necesitatea completarii a rezultat din acte sau fapte intervenite ulterior publicarii convocatorului;

C.     Avand in vedere dispozitiile Legii societatilor nr. 31/1990 referitoare la efectele juridice ale fuziunii, prevederile Legii nr. 265/2022 privind registrul comertului si, dupa caz, dispozitiile Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si piata de capital, si tinand seama ca fuziunea va fi efectiva incepand cu 01.04.2026, subscrisa considera necesara aprobarea formei actualizate a Actului Constitutiv al societatii, exclusiv pentru reflectarea situatiei juridice rezultate, fara modificarea continutului normativ al acestuia, si, in consecinta, considera oportuna completarea ordinii de zi a AGEA cu un punct dedicat acestei actualizari, in conformitate cu dispozitiile legale incidente.

IN CELE CE URMEAZA,

Consiliului de Administratie solicita prin prezenta completarea ordinii de zi a AGEA cu urmatorul punct care va fi adaugat dupa punctul 5 de pe ordinea de zi AGEA, reprezentand totodata proiect de hotarare propus spre adoptare:

Punctul 6:

„Aprobarea actualizarii Actului Constitutiv al societatii AROBS Transilvania Software S.A. ca urmare a realizarii operatiunii de fuziune prin absorbtie a societatiilor AROBS DEVELOPMENT & ENGINEERING S.R.L., BERG COMPUTERS S.R.L., NORDLOGIC SOFTWARE S.R.L., INFOBEST ROMANIA S.R.L.si  CENTRUL DE SOFT GPS S.R.L., incepand cu data de 01.04.2026, reprezentand data efectiva a fuziunii, in conformitate cu dispozitiile legale incidente.”

Ca urmare a inserarii punctului 6 astfel cum este prevazut mai sus, celelalte puncte de pe ordinea de zi vor fi renumerotate corespunzator.

Au hotarat in unanimitate urmatoarele:

1. Se aproba in unanimitate completarea Convocatorului Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor din data de 03/04.03.2026 cu punctul  suplimentar propus, precum si forma finala a Convocatorului astfel completat, conform Anexei 1.

2. Se aproba imputernicirea Presedintelui Consiliului de Administratie, cu posibilitatea de subdelegare, ca in numele si pe seama Societatii, cu putere si autoritate deplina, sa semneze Convocatorul si orice documente, pentru a indeplini orice act sau formalitate cerute de lege pentru inregistrarea si publicarea Convocatorului. Presedintele Consiliului de Administratie poate delega toate sau o parte din puterile conferite mai sus oricarei/oricaror persoane competente pentru a indeplini acest mandat.

Intocmita si semnata astazi, 16.02.2026, in 2 exemplare originale.

OPREAN VOICU – Presedintele Consiliului de Administratie

CLEJA MIHAELA STELA - Membru neexecutiv al Consiliului de Administratie

OLOSU ITTU RAZVAN FLORIN - Membru neexecutiv independent al Consiliului de Administratie

DEACONU AURELIAN CALIN- Membru executiv al Consiliului de Administratie

NISTOR IOAN ALIN – Membru neexecutiv independent al Consiliului de Administratie

HAAS IOANA GLORIA – Secretar de Sedinta

AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A.

J1998001845122, CUI: 11291045

Sediu: Cluj-Napoca, str. Donath, nr. 11, bl. M4, sc. 2, et. 3, ap. 28, jud. Cluj

Numar de iesire 184/17.02.2026

CONVOCATOR COMPLETAT

PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR

Convocata pentru data de  03/04 Martie 2026

Consiliul de Administratie al societatii AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A., societate pe actiuni, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Cluj sub nr. J1998001845122, CUI 11291045, Identificator Unic la Nivel European (EUID): ROONRC. 1998001845122, sediul situat in Cluj-Napoca, str. Donath, nr. 11, bl. M4, sc. 2, et. 3, ap. 28, jud. Cluj, capital social subscris si integral varsat: 104.555.233 RON (denumita in continuare „Societatea” sau „AROBS”),

Avand in vedere ca:

(A) in data de 30.01.2026 a fost publicata in Monitorul Oficial, Partea a IV-a, nr. 453 convocarea pentru Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor Societatii, sedinta convocata pentru data de 03 martie 2026 (prima convocare), respectiv 04 martie 2026 (a doua convocare);

(B)  In conformitate cu dispozitiile art. 117¹ alin. (1) din Legea nr. 31/1990 societatilor republicata, cu completarile si modificarile ulterioare si ale art. 105 alin. (5¹) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare, Consiliul de Administratie al Societatii a solicitat completarea ordinii de zi AGEA ;

In temeiul Legii Societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea Societatilor”), Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea nr. 24/2017”), Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare („Regulamentul nr. 5/2018”) si a actului constitutiv al Societatii („Actul Constitutiv”),

COMPLETEAZA ORDINEA DE ZI A:

Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii („AGEA”) pentru data de 03 Martie 2026, ora 12:00, la adresa Cluj Napoca, str. Constantin Brancusi nr. 55-57-59, parter, Sala de Conferinte  la care vor avea dreptul sa participe si sa voteze doar persoanele inregistrate ca actionari in registrul actionarilor (tinut de Depozitarul Central S.A.) la sfarsitul zilei de 20 februarie 2026, stabilita ca Data de Referinta. In caz de neintrunire a cvorumului de validitate la prima convocare, o a doua sedinta a AGEA se va desfasura in data de 04 Martie 2026, ora 12:00, in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi si avand aceeasi Data de Referinta.

Ordinea de zi propusa pentru prima si a doua convocare a AGEA completata

1. Aprobarea Proiectului de fuziune privind fuziunea prin absorbtie de catre societatea AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE SA a urmatoarelor societati:

- AROBS DEVELOPMENT & ENGINEERING SRL, o societate cu raspundere limitata, organizata si functionand conform legilor din Romania, avand sediul social in Bucuresti, Sector 6, Soseaua Orhideelor nr. 15A, "Orhideea Towers", et. 2, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/9700/2000 la data de 26.10.2000, cod unic de inregistrare 13473914;

- BERG COMPUTERS SRL, o societate cu raspundere limitata, organizata si functionand conform legilor din Romania, avand sediul social in Ghiroda, judet Timis, str. Lugoj nr. 4, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J1991003497355 la data de 13.11.1991, cod unic de inregistrare 1824000;

- NORDLOGIC SOFTWARE SRL, o societate cu raspundere limitata, organizata si functionand conform legilor din Romania, avand sediul social in Cluj-Napoca, judet Cluj, str. Henri Barbusse nr. 44-46, Cluj Business Center, etaj III, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J2006001497126 la data de 04.05.2006, cod unic de inregistrare 18633706;

- INFOBEST ROMANIA SRL, o societate cu raspundere limitata, organizata si functionand conform legilor din Romania, avand sediul social in Ghiroda, judet Timis, str. Lugoj nr. 4, etaj 1, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J2000000838353 la data de 11.09.2000, cod unic de inregistrare 13354158;

- CENTRUL DE SOFT GPS SRL, o societate cu raspundere limitata, organizata si functionand conform legilor din Romania, avand sediul social in Bucuresti, Sector 4, Calea Serban Voda nr. 133, et. 1, corp A, Central Business Park, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J2022004623230 la data de 13.07.2022, cod unic de inregistrare 46468078.

2. Aprobarea fuziunii prin absorbtie de catre societatea absorbanta AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE SA a societatilor absorbite AROBS DEVELOPMENT & ENGINEERING SRL, BERG COMPUTERS SRL, NORDLOGIC SOFTWARE SRL, INFOBEST ROMANIA SRL si CENTRUL DE SOFT GPS SRL, in temeiul art. 238 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 31/1990 privind societatile, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si a Proiectului de fuziune din data de 09.12.2025.

3. Aprobarea datei de 01.04.2026 ca fiind data de la care fuziunea prin absorbtie va produce efecte. Fuziunea se face cu transmiterea integrala a patrimoniului societatilor absorbite catre societatea absorbanta, cu toate drepturile si obligatiile pe care le au la data fuziunii, societatea absorbanta urmand sa preia fondul de comert al societatilor absorbite. Societatea absorbanta va dobandi drepturile si va fi tinuta de obligatiile societatilor absorbite in cadrul procesului de fuziune.

4. Aprobarea efectelor fuziunii prin absorbtie si implementarea acestora, respectiv dizolvarea fara lichidare a societatilor AROBS DEVELOPMENT & ENGINEERING SRL, BERG COMPUTERS SRL, NORDLOGIC SOFTWARE SRL, INFOBEST ROMANIA SRL si CENTRUL DE SOFT GPS SRL, in calitate de societati absorbite, radierea acestora din Registrul Comertului si din evidentele administratiei financiare si transmiterea universala a patrimoniului (activelor si pasivelor) acestora catre societatea absorbanta AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE SA.

Avand in vedere ca Societatea Absorbanta detine 100% din partile sociale ale tuturor Societatilor Absorbite, fuziunea prin absorbtie nu va implica emiterea de titluri noi, in conformitate cu dispozitiile art. 243⁴ din Legea nr. 31/1990 si ale Ordinului nr. 897/2015. In consecinta, capitalul social al Societatii Absorbante nu va fi majorat, structura capitalului si actionariatul acesteia nu vor suferi modificari, iar, din acest punct de vedere, actul constitutiv al Societatii Absorbante va ramane nemodificat.

5. Aprobarea ca societatea absorbanta sa deschida puncte de lucru noi la punctele de lucru si la sediile sociale actuale ale Societatilor Absorbit, astfel:

-  Mun. Bucuresti, Sector 6, Soseaua Orhideelor nr. 15A, "Orhideea Towers", et. 2;

-  Sat Ghiroda (comuna Ghiroda), judet Timis, str. Lugoj nr. 4 ;

-  Mun. Craiova, B-dul Stirbei Voda, nr. 30, Cladirea Malmo, Birouri 903, 904, 905 si 906, et. IX, jud. Dolj ;

- Germania, 51399 BURSCHEID, Str. PASTOR-LOEH, Nr. 30A - FILIALA BURSCHEID – GERMANIA”.

6.Aprobarea actualizarii Actului Constitutiv al societatii AROBS Transilvania Software S.A. ca urmare a realizarii operatiunii de fuziune prin absorbtie a societatiilor AROBS DEVELOPMENT & ENGINEERING S.R.L., BERG COMPUTERS S.R.L., NORDLOGIC SOFTWARE S.R.L., INFOBEST ROMANIA S.R.L.si  CENTRUL DE SOFT GPS S.R.L., incepand cu data de 01.04.2026, reprezentand data efectiva a fuziunii, in conformitate cu dispozitiile legale incidente.

7. Aprobarea ratificarii contractului de vanzare-cumparare incheiat de Societate, in calitate de cumparator, si avand drept obiect 65% din capitalul social al societatii Global Engineering Services & Solutions S.R.L., conform materialului de prezentare aferent acestui punct de pe ordinea de zi.

8. Aprobarea stabilirii datei de19.03.2026 ca data de inregistrare pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele hotararilor adoptate de catre AGEA, in conformitate cu prevederile art. 87 (1) din Legea nr. 24/2017 si a datei de 18.03.2026 ca “ex-date” calculata in conformitate cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. (l) din Regulamentul nr. 5/2018.

Intrucat nu sunt aplicabile acestei AGEA, actionarii nu vor decide asupra celorlalte aspecte descrise de art. 176 alin. (1) din Regulamentul nr. 5/2018, cum ar fi data participarii garantate si data platii.

9. Aprobarea imputernicirii Presedintelui Consiliului de Administratie, cu posibilitatea de subdelegare, ca in numele si pe seama Societatii, cu putere si autoritate deplina, sa semneze orice documente, inclusiv hotararile AGEA, pentru a indeplini orice act sau formalitate cerute de lege pentru inregistrarea si publicarea hotararilor AGEA. Presedintele Consiliului de Administratie poate delega toate sau o parte din puterile conferite mai sus oricarei/oricaror persoane competente pentru a indeplini acest mandat.

Informatii importante cu privire la AGEA

A.    Data de referinta - Data de referinta aprobata de Consiliul de Administratie care serveste la identificarea actionarilor care au dreptul sa participe la AGEA, si sa voteze  in cadrul primei, respectiv celei de-a doua convocari, este data de 20 februarie 2026  („Data de Referinta”).

B.     Completarea ordinii de zi si prezentarea proiectelor de hotarari: Unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social are/au dreptul:

a.              de a introduce puncte pe ordinea de zi a AGEA, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare de AGEA. Daca exercitarea acestui drept determina modificarea ordinii de zi a AGEA publicata deja, Societatea face disponibila o ordine de zi revizuita, folosind aceeasi procedura ca si cea utilizata pentru ordinea de zi anterioara, inainte de Data de Referinta si cu cel putin 10 zile inainte de data AGEA;

b.             de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGEA.

C.     Termenul limita: Propunerile privind completarea ordinii de zi si cele privind proiectele de hotarari vor fi transmise astfel incat sa fie inregistrate de Societate cel tarziu la data de 16 februarie 2026, ora 17.00, numai in scris, propunerile formulate urmand a fi transmise prin servicii de curierat, la adresa companiei din Cluj Napoca, str. Minerilor, nr. 63, sau prin mijloace electronice, la adresa de e-mail ir@arobsgroup.com, insotite de documentele de identificare a actionarului care face astfel de propuneri, conform celor prevazute in Sectiunea F de mai jos. Ordinea de zi completata cu punctele astfel propuse de actionari va fi publicata, cel mai tarziu la data de 19 februarie 2026.

D.    Adresarea intrebarilor Fiecare actionar are dreptul sa adreseze intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a AGEA anterior sedintei, iar Societatea are obligatia de a raspunde la intrebarile actionarilor. Pentru identificare, actionarii care adreseaza intrebari in scris inainte de sedinta AGEA vor transmise Societatii prin mijloacele prevazute la Sectiunea F de mai jos intrebarile, insotite de documentele de identificare a actionarului (definite in Sectiunea F de mai jos). Raspunsurile la aceste intrebari vor fi prezentate in cadrul AGEA. Consiliul de Administratie poate formula un raspuns general pentru intrebarile cu acelasi continut. Consiliul de Administratie va publica raspunsurile la intrebarile actionarilor pe pagina de internet a Societatii la sectiunea ”AGA”.  Termenul limita: termenul limita de inregistrare la Societate a intrebarilor in scris este ziua lucratoare anterioara datei AGEA (in prima sau in a doua convocare), respectiv 02 martie 2026 pentru prima convocare si 03 martie 2026 pentru a doua convocare. Actionarii care nu au transmis intrebarile pana la data limita prevazuta mai sus, le pot adresa direct in cadrul AGEA personal sau prin intermediarul platformei online de desfasurare a sedintei.

E.     Procedura de participare si vot prin imputernicire

Prevederi generale

Fiecare actionar inregistrat la Data de Referinta are dreptul de a desemna orice alta persoana fizica sau juridica in calitate de reprezentant pentru a participa si a vota in numele sau in cadrul AGEA, pe baza unei imputerniciri speciale sau generale.

Un actionar poate desemna o singura persoana sa il reprezinte in AGEA. Cu toate acestea, daca actionarul detine actiuni ale Societatii in mai multe conturi de valori mobiliare, aceasta restrictie nu il va impiedica sa desemneze un reprezentant separat pentru actiunile detinute in fiecare cont de valori mobiliare cu privire la AGEA.

Reprezentantul se bucura de aceleasi drepturi de a lua cuvantul si de a adresa intrebari in AGEA de care s-ar bucura actionarul pe care il reprezinta. Pentru a putea fi desemnat ca reprezentant, respectiva persoana trebuie sa aiba capacitate de exercitiu.

In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in AGEA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGEA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.

In situatia discutarii in cadrul AGEA, in conformitate cu prevederile legale, a unor puncte neincluse pe ordinea de zi publicata, imputernicitul poate vota pe marginea acestora conform interesului actionarului reprezentat. Netransmiterea imputernicirilor generale sau speciale pana la data stabilita se sanctioneaza cu pierderea dreptului de a vota prin reprezentant in cadrul AGEA.

Imputernicirea generala

Actionarul poate acorda o imputernicire generala valabila pentru o perioada care nu va depasi 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare, cu conditia ca imputernicirea sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform art. 2 alin. (1) pct. 19 din Legea nr. 24/2017 sau unui avocat. Imputernicirea generala trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:

(i)                numele/denumirea actionarului;

(ii)              numele/denumirea reprezentantului (cel caruia i se acorda imputernicirea);

(iii)            data imputernicirii, precum si perioada de valabilitate a acesteia; imputernicirile purtand o data ulterioara au ca efect revocarea imputernicirilor datate anterior; si

(iv)            precizarea faptului ca actionarul imputerniceste reprezentantul sa participe si sa voteze in numele sau prin imputernicirea generala in adunarea generala a actionarilor pentru intreaga detinere a actionarului la data de referinta, cu specificarea expresa a Societatii in mod individual sau printr-o formulare generica referitoare la o anumita categorie de emitenti.

Imputernicirile generale care nu contin cel putin informatiile prevazute mai sus nu sunt opozabile Societatii. Imputernicirea generala nu poate fi utilizata daca reprezentantul se afla intr-o situatie de conflict de interese ce poate aparea, in special, in unul dintre urmatoarele cazuri:

a)                 este actionar majoritar al Societatii sau o alta persoana controlata de respectivul actionar;

b)                este membru al unui organ de administrare, conducere sau supraveghere al Societatii, al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate, conform prevederilor lit. a);

c)                 este angajat sau auditor al Societatii ori al unui actionar majoritar sau al unei entitati controlate, conform prevederilor lit. a);

d)                este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute la lit. a)-c).

Un actionar poate desemna prin imputernicire unul sau mai multi imputerniciti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in AGEA in cazul in care persoana imputernicita este in imposibilitatea de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin imputernicire sunt desemnati mai multi imputerniciti supleanti, se va stabili si ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.

Imputernicitul nu poate fi substituit de o alta persoana decat in cazul in care acest drept i-a fost conferit in mod expres de catre actionar in imputernicire. Daca persoana imputernicita este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul sau de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai. Imputernicirile, inainte de prima lor utilizare, se transmit Societatii in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, prin mijloacele prevazute in Sectiunea F de mai jos, astfel incat sa fie inregistrate de aceasta cu cel putin 48 de ore inainte de prima data de convocare a AGEA, impreuna cu o declaratie pe propria raspundere in original data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala, semnata si daca este cazul, stampilata, din care sa reiasa ca:

·                      imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;

·                      imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.

Imputernicirea generala inceteaza prin:

·               revocarea scrisa de catre actionarul mandant a acesteia, transmisa Societatii cel mai tarziu pana la data-limita de depunere a imputernicirilor aplicabila, redactata in limba romana ori in limba engleza; sau

·                      pierderea calitatii de actionar a mandantului la Data de Referinta; sau

·                      pierderea calitatii de intermediar sau de avocat a mandatarului.

Termenul limita: Imputernicirile generale, inainte de prima lor utilizare, insotite de declaratia reprezentantului in original vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de 27 februarie 2026, ora: 18:00.

Imputernicirea speciala

Imputernicirea speciala poate fi acordata oricarei persoane pentru reprezentare in AGEA in baza formularului pus la dispozitie de Societate si va contine instructiuni specifice de vot din partea actionarului, cu precizarea clara a optiunii de vot pentru fiecare punct inscris pe ordinea de zi a AGEA. Procura speciala poate fi acordata doar prin utilizarea formularului de procura speciala pus la dispozitia actionarilor de catre Societate conform sectiunii F de mai jos.

Termenul limita: Imputernicirile speciale, insotite de declaratia reprezentantului in original vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de  27 februarie 2026, ora: 18:00.

Procedura de vot prin corespondenta

Actionarii Societatii inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondenta prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondenta pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, atat in limba romana, cat si in limba engleza, pus la dispozitia lor incepand cu data de 30 ianuarie 2026, pe website-ul Societatii, in platforme de vot electronic  sau la adresa companiei din Cluj Napoca, str. Minerilor, nr. 63. Votul prin corespondenta poate fi exprimat de catre un reprezentant conventional al actionarului numai in situatia in care acesta a primit din partea respectivului actionar o imputernicire speciala/generala care se depune la Societate sau daca reprezentantul este o institutie de credit care presteaza servicii de custodii, astfel cum este precizat in Sectiunea E de mai sus. Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la AGEA este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta secretarului de sedinta al AGEA o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Acest lucru nu este necesar daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent personal in cadrul AGEA. In cazul votului prin corespondenta, buletinele de vot, completate in limba romana sau engleza si semnate, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului, se transmit Societatii prin mijloacele prevazute la Sectiunea F de mai jos. Buletinele de vot prin corespondenta care nu contin cel putin informatiile cuprinse in formularul pus la dispozitie de Societate nu sunt opozabile Societatii. Netransmiterea buletinelor de vot prin corespondenta pana la data stabilita se sanctioneaza cu pierderea dreptului de a vota in cadrul AGEA.

Termenul limita: Buletinele de vot prin corespondenta, insotite de documentele mentionate vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de 27 februarie 2026, ora: 18:00.

Actionarii pot opta in a exprima votul prin utilizarea de mijloace electronice de vot.

Vot online prin utilizarea de mijloace electronice de vot conform art.197 al Regulamentului 5/2018 al A.S.F. privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata prin intermediul platformei eVOTE  (inainte sau in timpul AGA) accesand linkului https://arobs.evote.ro  de pe orice dispozitiv conectat la internet si prin intermediul platformei eVotePRO (inainte de AGA ) pentru investitorii profesionali asa cum sunt definiti de Legea nr. 126/2018 privind pietele de instrumente financiare, in conformitate cu prevederile art. 197 din Regulamentul nr. 5/2018. Pentru actionarii profesionali care aleg sa isi exercite dreptul de vot prin intermediul platformei eVotePRO, votul electronic se efectueaza prin accesarea domeniului dedicat atribuit fiecarui actionar profesional, in conformitate cu cerintele legale de identificare specificate in sectiunea b) de mai jos.

Formulare de vot electronic pot fi transmise oricand de la inceperea votului pana in sesiunea live a adunarii generale a actionarilor sau exprimate/reexprimate direct in sesiunea live a adunarii, ultima optiune de vot fiind cea inregistrata.

Platformele contin optiuni de vot pentru toate punctele de pe ordinea de zi. Votul electronic se exercita prin bifarea unei optiuni de vot „pentru” sau „impotriva” sau prin „abtinere”, urmata de apasarea butonului „inregistreaza votul”. Voturile marcate in platforma fara a apasa butonul „inregistrare vot” nu vor fi luate in considerare.

Actionarul se poate conecta si vota ori de cate ori doreste in intervalul desemnat votului prin corespondenta si/sau live, ultima optiune de vot fiind cea inregistrata.

Actionarii trebuie sa ia in considerare faptul ca, inainte de a-si exercita drepturile de vot prin intermediul platformei eVote/platformei eVotePRO, trebuie sa finalizeze procesul de inregistrare descris mai jos, iar contul lor de vot trebuie sa fie validat de Societate.

Actionarii care sunt persoane fizice trebuie sa completeze procesul de inregistrare o singura data si sa isi actualizeze informatiile ori de cate ori este necesar. Actionarii care sunt persoane juridice/entitati fara personalitate juridica trebuie sa il completeze pentru fiecare sedinta AGA, cu exceptia actionarilor profesionali care voteaza prin intermediul platformei eVotePRO ale caror documente de identificare au fost validate anterior, raman valabile (in termen de 30 de zile de la data emiterii) si nu au suferit modificari si/sau nu au fost inlocuite cu documente noi.

Pentru identificare si acces online la AGA prin intermediul platformei de vot eVote/eVotePRO  actionarii vor furniza urmatoarele informatii:

a)             Persoanele fizice:

·         Nume Prenume

·         Cod Numeric Personal (CNP)

·         Adresa email

·         Copie act identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere)*

·         Numar telefon (optional)

sau

·         se pot conecta direct utilizand credentialele de acces generate in urma identificarii prin intermediul Platformei de Inrolare Investitori dezvoltata de Depozitarul Central: https://www.roclear.ro/Inrolare-Investitori

b)             Persoanele juridice:

·         Denumire persoana juridica

·         Cod unic de inregistrare (CUI)

·         Nume Prenume reprezentant legal

·         Cod Numeric Personal (CNP) reprezentat legal

·         Adresa email

·         Act identitate reprezentant legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere)*

·         Copie certificat constatator eliberat de registrul comertului sau orice document echivalent emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul persoana juridica este inmatriculat in mod legal, prezentat in original sau in copie conform cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 30 de zile inainte de data de referinta*

·         Numar telefon (optional)

Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.

*copia electronica a documentelor mai sus mentionate va fi incarcata online (upload) in campurile dedicate. Fisierele ce pot fi incarcate pot avea una dintre urmatoarele extensii: .jpg, .pdf, .png.

Actionarul se poate conecta si vota ori de cate ori doreste in intervalul desemnat votului prin corespondenta si/sau live, ultima optiune de vot fiind cea inregistrata.

Identificarea facuta de Societate in cazul persoanelor fizice da acces la Adunarile Generale ale Societatii in situatia in care respectiva persoana fizica este actionar la data de referinta aferenta. Identificarea facuta de Societate in cazul persoanelor juridice, procurilor speciale sau generale da acces la Adunarile generale ale Societatii dupa probarea de fiecare data a validitatii reprezentatului legal, respectiv al persoanei imputernicite.

In situatia in care in urma procesului de identificare apar neconcordante intre datele oferite de actionar si cele din Registrul actionarilor la data de referinta actionarul va fi instiintat si va fi indrumat sa contacteze Departamentul relatii cu actionarii la adresa ir@arobsgroup.com.

Formularele de vot prin corespondenta pot fi transmise electronic prin intermediul a mijloace electronice de vot conform art.197 al Regulamentului 5/2018 al A.S.F. privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare. Identificarea si exprimarea votului prin corespondenta electronic se face prin accesarea linkului: https://arobs.evote.ro.

Formulare de vot electronic pot fi transmise oricand de la inceperea votului pana in sesiunea live a adunarii generale a actionarilor, ultima optiune de vot transmisa fiind cea inregistrata.

In situatia in care actionarul care si-a exprimat votul prin corespondenta participa la adunarea generala personal sau prin reprezentant (sub rezerva ca o procura speciala/generala a fost transmisa cu respectarea conditiilor mentionate in prezentul convocator), votul prin corespondenta exprimat pentru acea AGA va ramane valabil doar daca actionarul nu isi exprima personal sau prin reprezentant o alta optiune de vot.

Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la adunarea generala este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta la adunare o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta.

F.     Modalitati de transmitere a documentelor si alte formalitati

Toate documentele mentionate in acest convocator ca fiind necesare in vederea exercitarii drepturilor de actionar aferente AGEA vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate de Societate in termenele prevazute de prezentul convocator, astfel: - prin depunere la Registratura sau trimise prin posta sau curierat cu confirmare de primire la adresa: Romania, Cluj-Napoca, str. Minerilor, nr.63, jud. Cluj, cu mentiunea in clar pe plic: „Pentru Adunarea Generala Extraordinara AROBS Transilvania Software S.A. din data de 03/04 Martie 2026” sau - la adresa de e-mail ir@arobsgroup.com cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu mentiunea clara la subiectul e-mailului: „Pentru Adunarea Generala Extraordinara AROBS Transilvania Software S.A. din data de 03/04 Martie 2026”.

Documentele de identificare mentionate in acest convocator se refera intotdeauna la:

(a)           copie a actului de identitate valabil al actionarului persoana fizica (carte de identitate/pasaport), purtand semnatura actionarului, data si mentiunea „Conform cu originalul"; sau

(b)          dovada ca persoana semnatara a actului prin care se exercita dreptul sau procedura prevazuta de acest convocator este reprezentantul legal al actionarului (daca actionarul nu a furnizat depozitarului central/participantului informatii corespunzatoare privind reprezentantul sau legal), precum si, in orice caz, o copie a cartii de identitate/pasaport al reprezentantului legal purtand semnatura actionarului, data si mentiunea „Conform cu originalul”.

Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de o traducere realizata de un traducator autorizat in limba romana sau in limba engleza. Daca actionarul entitate juridica nu a furnizat depozitarului central/participantului informatii corespunzatoare privind reprezentantul sau legal, dovada calitatii de reprezentant legal al actionarului se face in baza documentelor relevante eliberate de registrul comertului sau de o alta autoritate similara din statul in care actionarul este inmatriculat, aflate in termenul de valabilitate.

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau al entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata in baza listei actionarilor de la Data de Referinta, primita de Societate de la DEPOZITARUL CENTRAL - S.A., pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de DEPOZITARUL CENTRAL - S.A. sau de participantii care furnizeaza servicii de custodie:

(a)           extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;

(b)          documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la DEPOZITARUL CENTRAL - S.A./respectivii participanti.

G.    Obligatiile reprezentantului. Depunerea procurilor si a copiilor dupa actele de identitate

Reprezentantul are obligatia sa voteze in conformitate cu instructiunile formulate de actionarul care l-a desemnat. In cazul procurii speciale, un exemplar original, completat in limba romana sau in limba engleza si semnat de actionar, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului si al reprezentantului, se vor transmite Societatii conform Sectiunii F de mai sus. Imputernicirile speciale care nu contin cel putin informatiile cuprinse in formularul pus la dispozitie de Societate nu sunt opozabile Societatii.

Termenul limita: Imputernicirile speciale, insotite de documentele mentionate vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de 27 Februarie 2026, ora: 18:00.

Documentele si materiale informative pentru AGEA

Documentele si materialele informative referitoare la punctele incluse pe ordinea de zi a AGEA, prezentul convocator, proiectele de hotarari, numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii, precum si formularele de procura speciala si formularele de vot prin corespondenta pentru AGEA vor fi puse la dispozitia actionarilor, atat in limba romana, cat si in engleza, incepand cu data de 30 ianuarie 2026, la punctul de lucru al Societatii din Romania, Cluj-Napoca, str. Minerilor, nr.63, jud. Cluj si vor fi disponibilizate pe pagina de web a Societatii (www.arobsgrup.ro, sectiunea “investitori” < Adunarile Generale ale Actionarilor).

La data convocarii, capitalul social al Societatii este format din 1.045.552.330 actiuni nominative, dintre care 17.339.065 actiuni sunt detinute de Societate si nu confera drept de vot. Prin urmare, la data convocarii, numarul total de drepturi de vot atasate actiunilor emise de Societate este de 1.028.213.265 drepturi de vot. Proiectele de hotarari propuse de catre actionari vor fi adaugate pe pagina de internet a Societatii de indata ce este posibil, dupa primirea lor de catre Societate. Informatii suplimentare se pot obtine de la Departamentul Relatii cu Investitorii, la adresa de e-mail: ir@arobsgroup.com si de pe website-ul Societatii https://www.arobsgrup.ro/arobs-pentru-investitori/.

Recomandare

Arobs Transilvania Software S.A. recomanda actionarilor sai ca, in masura posibilului:

•           sa acceseze materialele informative in format electronic,

•           sa voteze prin corespondenta,

•           sa utilizeze mijloace electronice de comunicare.

Voicu OPREAN

Presedinte Consiliu Administratie